W STRONĘ PEŁNI ŻYCIA

O byciu dobrym gospodarzem własnego czasu

Co prawda jest to bardzo umowne, ale dla większości Nowy Rok otwiera nową
perspektywę czasu. Budzi nowe nadzieje, motywuje do postanowień i składania sobie
obietnic. Niektórym dodaje otuchy, zwłaszcza tym, którzy chcieliby jakiegoś
nowego otwarcia w swoim życiu i dokonania głębszych zmian.

KS. JANUSZ MICHALEWSKI

Świdnica

ILUSTRACJA GERD ALTMANN/PIXABAY.COM

Jednak kiedy dochodzi do realizacji tych wszystkich zamierzeń, wiele osób ma jeden podstawowy problem – „kiedy to wszystko zrealizować, jak po prostu nie ma się czasu i trzeba nieustannie za wszystkim gonić”. Organizacji czasu poświęcona jest książka Izabeli Krejcy-Pawskiej Elastyczne zarządzanie czasem.
Sieciowcy i zadaniowcy
Autorka zauważa, że można wyróżnić dwie grupy ludzi w zależności od specyfiki wykonywanej pracy. Powoduje ona, że każda z tych grup osób w wykonywaniu swojej pracy wykorzystuje inne umiejętności, inaczej postrzega czas i staje przed innymi wyzwaniami.
Jedni należą do grupy ludzi funkcjonujących w sieci zadań, a drudzy do osób funkcjonujących w strumieniu zadań.
Ci, którzy funkcjonują w sieci zadań, wykonują pracę mającą charakter złożonych, wielowymiarowych zadań, które są rozciągnięte w czasie i zależne od udziału wielu osób. Są to osoby, które samodzielnie decydują o przebiegu pracy w ciągu dnia i odpowiadają bardziej za wyniki niż za realizację procedury.
Wykonując pracę, muszą trzymać pod kontrolą wiele procesów, żeby wszystko podopinać na czas. Osoby te wykorzystują wiele różnych umiejętności, ponieważ ciągle wszystko się zmienia, a intensywność pracy wynika z jej złożoności i wielowątkowości.
I. Krejca-Pawska wskazuje, że osoby, które funkcjonują sieciowo, w zarządzaniu czasem powinny popracować nad takimi umiejętnościami, jak: podejmowanie decyzji, elastyczne reagowanie i planowanie, wyznaczanie priorytetów skoncentrowanych na efektach, zamykanie etapów i osiąganie celów, egzekwowanie pracy od innych osób, skuteczna komunikacja ze współpracownikami i wywieranie wpływu oraz delegowanie zadań i radzenie sobie z przeciążeniem.
Natomiast ci, którzy funkcjonują w strumieniu zadań, pracują też bardzo intensywnie, ale wynika to z liczby i natłoku zadań, a nie z ich złożoności.
Są to osoby, które mają ściśle określone zakresy działania i procedury, a ich obowiązkiem jest ich przestrzeganie oraz zakończenie powierzonego im zadania w terminie. Osoby te mają jasno określone godziny pracy oraz nie muszą się zastanawiać, jakie zadania będą mieć do wykonania za miesiąc.
To zaplanują za nich inni. Podczas wykonywania pracy muszą szybko reagować na powstające problemy, rozwiązywać je tu i teraz. Najczęściej w pracy wykonują powtarzalny zestaw zadań i rutynowych czynności.
Autorka omawianej książki wskazuje, że osoby, które funkcjonują w strumieniu zadań, w zarządzaniu czasem powinny popracować nad takimi umiejętnościami, jak: dobra organizacja pracy, podejmowanie decyzji, biorąc pod uwagę dostępny czas i priorytety, odpowiednia koncentracja i radzenie sobie z rozproszeniami uwagi, wyznaczanie priorytetów skoncentrowanych na właściwych zadaniach oraz radzenie sobie ze stresem i emocjami, a także asertywna komunikacja.
Pięć kroków zarządzania czasem
I. Krejca-Pawska proponuje pięć efektywnych kroków zarządzania czasem. Pierwszy krok polega na tym, by każdego dnia znaleźć sobie czas na spokojne i przemyślane zaplanowanie własnej aktywności. Bardzo często ludzie w ogóle nie planują swego czasu albo planują go ad hoc, w biegu lub w międzyczasie, traktując ten moment dnia byle jak. Jak zauważa autorka, w ten sposób nieświadomie obniżają wartość tego, co piszą w swoich planach, i sami wskazują, że nie traktują swoich czynności poważnie.
Drugi krok polega na wyznaczeniu sobie jasno sprecyzowanych celów życia i aktywności. Jak wskazuje I. Krejca-Pawska, jest to element najczęściej zaniedbywany i nierzadko traktowany po macoszemu, a trzeba pamiętać, że jest on podstawą efektywnego wykorzystywania czasu. Stąd bardzo ważne jest prawidłowe określenie i spisanie celów, bez nich bowiem efektywność po prostu nie istnieje.
Dobry cel charakteryzuje się takimi właściwościami: jest konkretny – w jednym zdaniu należy zawrzeć tylko jeden cel; mierzalny – gdy spojrzy się na efekty, będzie można od razu ocenić, co się osiągnęło, a co nie; ambitny – jest prawdziwym wyzwaniem dla danej osoby;

realistyczny – wzbudza przekonanie, że ma się możliwość jego osiągnięcia; określony w czasie – ma ustaloną dokładnie datę jego realizacji; ekscytujący – odpowiada na pytanie, dlaczego i po co coś się robi; zapisany – ma dzięki temu fizyczną formę, aby był czymś namacalnym, a nie tylko umysłowym tworem.
Bardzo ważną czynnością na tym etapie jest wyznaczenie drogi do osiągnięcia celu. Jej wizualizacja ułatwia radzenie sobie z przeszkodami, które naturalnie pojawią się podczas dążenia do realizacji wyznaczonego sobie celu.
Trzeci krok polega na pracowaniu z posprzątaną głową. Jak zauważa I. Krejca-Pawska, dzisiejszy człowiek otoczony jest mnóstwem informacji i nadmiarem możliwości, stąd ludzkie umysły produkują nie tylko genialne, przełomowe pomysły, ale też masę mentalnych śmieci (np. myśli typu: „Miło by było, gdyby się zdarzyło”).
Dlatego tak ważne jest porządne posprzątanie głowy, aby zamiast chaosu i zbioru przypadkowych pomysłów panował w niej spokój i jasność. W tym celu proponuje ona zrobienie listy wszystkich swoich spraw. Następnie, przypatrując się tej liście, należy odpowiedzieć sobie: czy naprawdę należy coś zrobić, czy to jedynie taki pomysł; czy ta sprawa jest konieczna, czy jest już nieaktualna; czy to dobry pomysł na teraz, czy jednak do wykonania w innym czasie?
I tu okazuje się, jak ważne jest patrzenie na tę listę spraw przez pryzmat celu, bo to on pozwala znaleźć właściwą odpowiedź na powyższe pytania.
Dzięki temu przesiewa się liczne pomysły i działania, bo człowiek zaczyna jasno widzieć, że chcąc osiągnąć zamierzony cel, potrzebne jest zrobienie tego, a zrezygnowanie z tamtego.
Czwarty krok polega na stosowaniu elastycznego planowania. Jak pisze przywoływana autorka, jedną z rzeczy, które najbardziej frustrują ludzi próbujących zarządzać swoim czasem, jest brak realizacji perfekcyjnych, rozpisanych co do minuty planów dnia. Z jakiegoś powodu wiele osób wyobraża sobie, że o dobrym zarządzaniu czasem mogą mówić wtedy, gdy wypełnią kalendarz po brzegi, a następnie wykonają wszystkie zadania z uśmiechem na ustach. Wiele osób wie z własnego doświadczenia, że takie oczekiwania to marzenia i życzenia. Stąd bardzo ważne jest elastyczne podejście do zarządzania swoim czasem. Podpowiada ono, że trzeba zrezygnować z układania sztywnych planów i założyć, że będzie się dokonywać licznych zmian w ciągu dnia.
Aby jednak nie stracić z oczu tego, co chce się naprawdę osiągnąć, proponuje się, by każdego dnia wyznaczać sobie trzy Najważniejsze Zadania Dnia, zgodne z celem, jaki chce się zrealizować.
Dzięki temu dokonywane często konieczne zmiany biegu czasu nie spowodują oddalania od osiągnięcia celu.
Piąty krok polega na koncentrowaniu się na przemyślanym działaniu. I. Krejca-Pawska zauważa, że gdy planuje się tydzień w elastyczny sposób i wyznacza się trzy Najważniejsze Zadania Dnia, w kalendarzu zostaje sporo luk. Proponuje więc, by te luki wypełnić innymi zadaniami, w zależności od przebiegu dnia, a także od poziomu swojej energii i koncentracji.
Warto, by były one zadaniami, które są działaniami podobnymi do siebie.
Jak wskazuje, grupowanie podobnych zadań zwiększa efektywność dzięki łączeniu czynności jednego typu. Łatwiej jest wykonać np. pięć telefonów z rzędu niż pięć różnych czynności.
Podpowiada także, że warto każdego dnia stosować tzw. minutówki. Są to czynności, których realizacja nie trwa dłużej niż minutę i które nie powodują przerwania pracy. Kiedy więc pojawia się luka, warto takie zadania wykonywać na bieżąco i od razu.
Znamy Jezusową przypowieść o talentach.
W pierwotnym znaczeniu talent to była znaczna suma pieniędzy, która umożliwiała sługom działanie i pomnażanie majątku gospodarza.
Metaforycznie talent można rozumieć jako możliwość daną nam przez Boga do rozwoju życia, naszych serc i umysłów. Z pewnością takim talentem jest także podarowany nam czas.
Warto więc głębiej się zastanowić, czy posługując się nim, rozwijamy siebie i innych, czy też zakopujemy go, marnując go i pozwalając – jak mówimy potocznie – by bezsensownie przeciekał nam między palcami.